نحوه نوشتن صورتجلسه جلسه

صورتجلسه برای پاسخگویی و بهره وری کلیدی است. به این نمونه ها و نکاتی در مورد نحوه نوشتن صورتجلسات موثر نگاهی بیندازید

اطلاعات زیادی در مورد نحوه نوشتن صورتجلسات موثر وجود دارد که ممکن است گیج کننده باشد. به همین دلیل، نوشتن یادداشت های جلسه می تواند کمی سنگین به نظر برسد. شرم آور است، زیرا برعکس آن صادق است. صورتجلسه یک منبع قدرتمند برای تیم ها است و ابزاری ضروری برای به اشتراک گذاشتن و انتشار اطلاعات در سراسر سازمان شما است.

ما همچنین فهرستی از 7 مورد ضروری را در هنگام نوشتن صورتجلسات گنجانده‌ایم تا از جزئیات باقی نماند. قرار نیست صورتجلسات سخت باشد، بنابراین بیایید نگاهی به نحوه درست کردن آنها بیندازیم.همچنین kasebyaar.com شما میتوانید نمونه صورتجلسه معمولی را از دریافت کنید.

صورتجلسه چیست؟

صورتجلسات یک گزارش مکتوب از مکالمات و تصمیماتی است که در طول یک جلسه گرفته می شود. این موارد برای هر نوع گروهی در یک شرکت، از جمله هیئت مدیره، تیم های رهبری و سرمایه گذاران قابل اجرا است.

توصیه می‌کنیم برای هر جلسه‌ای که نیاز به سابقه رسمی دارد، یادداشت‌های جلسه بنویسید. سپس می‌توان از این سابقه مکتوب برای اطلاع دادن به اعضای تیمی که قادر به حضور در اتفاقی نبودند استفاده کرد یا برای پیگیری تصمیمات و اقداماتی که می‌توان مجدداً مورد بازبینی قرار داد. بنابراین می توان از صورتجلسه جلسات قبلی برای تصمیم گیری سازمانی آتی استفاده کرد.

 برخی از سازمان هایی که معمولاً ملزم به ثبت صورتجلسات هستند عبارتند از: غیر انتفاعی، نهادهای دولتی، مدارس، شرکت های دولتی و اتحادیه های کارگری.

چرا به آنها "صورتجلسه" می گویند؟

یک واقعیت جالب در مورد صورتجلسات این است که اصطلاح "دقیقات" ربطی به زمان ندارد. در واقع، از اصطلاح لاتین "minutia" (که به معنای چیزهای کوچک یا جزئیات است) آمده است. طبق برخی منابع، اصطلاح «دقایق جلسه» برای اولین بار در قرن هجدهم به طور مستقیم از لاتین «minuta scriptura» به معنای «یادداشت های کوچک» ظاهر شد.

به عبارت دیگر، صورتجلسات جزییات (یا خلاصه ای کوتاه) از آنچه در طول یک جلسه اتفاق افتاد است.

هدف از تشکیل صورت جلسه چیست؟

صورتجلسه یک سابقه تاریخی از بحث ها، تصمیمات و برنامه ریزی بلندمدت شرکت ارائه می کند. شرکت‌کنندگان این توانایی را دارند که از صورتجلسه به‌عنوان رکوردی برای مراجعات بعدی استفاده کنند تا بفهمند چه نوع پیشرفتی صورت گرفته است.

از سوی دیگر، صورتجلسات می تواند توسط افرادی که در جلسه شرکت نکرده اند، ارجاع داده شود، اما باید از تصمیمات و مراحل بعدی مطلع شوند.

چرا صورت جلسه مهم است؟

صورتجلسات به عنوان مدرکی برای اثبات اینکه چرا و چگونه یک شرکت به تصمیمات خاصی رسیده است. این می تواند در پاسخ به هر سوالی که در رابطه با تصمیمات اتخاذ شده یا بحث هایی که انجام شده است، مفید باشد.

نحوه نوشتن صورتجلسه

رویکرد نوشتن صورتجلسات در تیم ها و سازمان های مختلف متفاوت است. با این حال، کارشناسان جلسه ما 7 بهترین روش را گردآوری کردند که برای همه انواع تیم ها و سناریوها اعمال می شود.

برخی از این بهترین شیوه‌ها شامل مستندسازی تصمیمات کلیدی و افراد مسئول برای موارد اقدام است.

به خواندن ادامه دهید تا ارزیابی کنید که آیا هیچ یک از این 7 روش کلیدی را هنگام نوشتن صورتجلسه از دست داده اید یا خیر!

7 موردی که باید هنگام نوشتن صورتجلسات لحاظ شود

1. تاریخ و ساعت جلسه

قبل از شروع به نوشتن صورتجلسات جلسه، تاریخ و زمان جلسه را یادداشت کنید. به نظر بی‌معنی است، اما باید به آن اشاره کرد، زیرا بسیار مهم است که بتوانیم به جلسات قبلی برگردیم و بفهمیم چه زمانی اتفاق افتاده‌اند، چه کارهایی انجام شده است، و چه چیزهایی هنوز برجسته است.

2. اسامی شرکت کنندگان

گام بعدی این است که نام همه شرکت کنندگان و سایر افرادی را که قادر به شرکت در آن نبودند مستند کنید. معمولاً در ابتدای جلسه، زمانی به پذیرش یا اصلاح صورتجلسات قبلی اختصاص داده می‌شود، بنابراین می‌توانید برای داشتن نسخه پیش‌نویس فهرست شرکت‌کنندگان، نگاهی به آخرین بار شرکت‌کننده داشته باشید. بهتر از این، از دعوت تقویم برای بررسی اسامی هنگام پیوستن یا ورود شرکت کنندگان به اتاق استفاده کنید.

3. هدف از جلسه

بسیار مهم است که «چرا» پشت این جلسه مستند و آشکار باشد. در این قسمت از صورتجلسه، سعی کنید به تفصیل توضیح دهید که چرا این جلسه برگزار شده است و هدف آن چیست. این امر به ویژه برای افرادی که قادر به شرکت در جلسه نیستند و برای کسانی که از نتایج این جلسه برای تقویت تصمیمات استفاده می کنند مفید خواهد بود.

4. موارد دستور کار و موضوعات مورد بحث

از دستور کار جلسه خود به عنوان یک طرح کلی برای یادداشت های جلسه خود استفاده کنید و از هر مورد دستور جلسه به عنوان بخشی برای ثبت یادداشت ها، از جمله هر نتیجه یا تصمیم مهمی که گرفته شده است، استفاده کنید.

این ایده خوبی است که دستور جلسه را از قبل ارسال کنید تا همه بتوانند پیشنهادات خود را ارائه دهند و در آن مشارکت داشته باشند. این همچنین به این معنی است که هیچ کس از آنچه قرار است مورد بحث قرار گیرد کورکورانه وارد اتاق نمی شود.

استفاده از قالب صورتجلسه می تواند در زمان و انرژی شما صرفه جویی زیادی کند. اگر از الگوی یکسانی به طور مکرر استفاده می کنید، این نیز می تواند آشنایی را تقویت کند. در مقاله اخیر هاروارد بیزینس ریویو توسط استیون جی. روگلبرگ، او تاکید می کند که چرا برنامه های جلسات تا این حد اهمیت دارد:

«آنچه مهم است خود دستور کار نیست، بلکه ارتباط و اهمیت آن چیزی است که در آن وجود دارد، و اینکه رهبر چگونه بحث در مورد موارد دستور کار را تسهیل می کند.»

داشتن یک برنامه جلسه ارزش وقت شما را ندارد مگر اینکه بخواهید در مورد مرتبط ترین و مرتبط ترین موضوعات به شیوه ای جذاب بحث کنید. قطعاً منبعی برای تفکر است.

5 تصمیمات کلیدی و موارد اقدام

جلسات سازنده منجر به تخصیص موارد اقدام به شرکت کنندگان مختلف می شود. هر تصمیم یا اقدامی را به محض اینکه اتفاق افتاد یادداشت کنید تا بتوانید آنها را با دقت رونویسی کنید.

گرفتن همه چیز غیرممکن خواهد بود. در عوض، به اقداماتی که باید در رابطه با تصمیمات، توصیه‌ها، چالش‌ها یا راه‌حل‌های اصلی که شناسایی شده‌اند، انجام شود گوش دهید.

برای اطمینان از اینکه این موارد مهم گم نمی شوند، مطمئن شوید که در صورتجلسه جلسه برجسته هستند. این ممکن است به معنای شامل چک باکس، پررنگ، برجسته کردن و غیره باشد.

ثبت اقلام اقدام یک جلسه شما را به عنوان یک گروه قادر می‌سازد تا یکدیگر را در قبال مسئولیت‌های خود مسئول بدانید و از یکدیگر در انجام وظایفی که شما را به اهداف بزرگ‌تر و سازمانی خود نزدیک‌تر می‌کند، حمایت کنید.

6 تاریخ و مکان جلسه بعدی

اگر در حال گرفتن صورتجلسات رسمی هستید، مهم است که با توجه به این پروژه یا موضوع بحث، زمان جلسه بعدی را نیز درج کنید. این به شرکت کنندگان در جلسه یک جدول زمانی کلی از مدت زمان برای تکمیل مسئولیت هایی که محول شده است می دهد.

درک اینکه چه زمانی جلسه بعدی را برگزار می کنید به شما کمک می کند زمان خود را به درستی مدیریت کنید و همه وظایف خود را اولویت بندی کنید. دانستن محل ملاقاتتان، چه آنلاین یا حضوری، به همان اندازه مهم است.

7 اسنادی که باید در گزارش گنجانده شود

آخرین چیزی که باید درج شود اسناد تکمیلی است که باید همراه با صورتجلسه در گزارش جلسه ارسال کنید. به این فکر کنید که آیا در جلسه از اسنادی استفاده شده یا به آنها اشاره شده است که ممکن است برای اعضای تیم شما مفید باشد. این می تواند شامل یک گزارش عملکرد یا مشکلات، KPI، به روز رسانی یا تغییرات پروژه باشد. مقاله ای که توسط G2 منتشر شده است، اهمیت ارسال صورتجلسه شما را در اسرع وقت بیان می کند:

هنگامی که جلسه تمام شد، وقت آن است که یادداشت های خود را مرتب کنید و آنها را در تیم خود توزیع کنید. بهترین زمان برای انجام این کار مستقیماً بعد از جلسه است در حالی که همه چیز در ذهن شما تازه است. این احتمال اشتباه را کاهش می دهد و به شما امکان می دهد در صورت داشتن سؤال با شرکت کنندگان جلسه تماس بگیرید.

حتی اگر این گزارش را در سریع‌ترین زمان ممکن ارسال می‌کنید، مطمئن شوید که صورتجلسه‌ها را به خوبی می‌نویسید و روی کیفیت تمرکز می‌کنید، زیرا این به عنوان رکوردی است که در آینده به آن اشاره خواهد شد.