تنخواه و تنخواه گردان چیست ؟

تنخواه ، مبلغی از قبل مشخص شده و ثابت، که به صورت نقدی یا واریز به حساب متصدی توزیع این مبالغ، اختصاص پیدا می کند و به تناسب پرداخت های نقدی موسسه/شرکت/ سازمان، به منظور خرید یا هزینه های مشخصی پرداخت می شود. و باید در یک بازه زمانی، تسویه شود.

در بسیاری از پروژه ها یا شرکت ها و موسسات خصوصی یا دولتی ، به منظور پرداخت های جزیی مقداری وجه مورد نیاز است (که حد آن را واحد حسابداری و مدیریت مجموعه مشخص می کند، ) که نباید برای دریافت مستمر آن توسط اشخاص حقیقی یا حقوقی، روال اخذ تاییدیه و ثبت سند و صدور چک و مواردی مشابه را به دلیل صرف هزینه و زمان، انجام داد. میتوانید برای دانلود فرم تنخواه از kasebyaar.com دریافت کنید.

تنخواه گردان حسابداری چیست؟

تنخواه گردان حسابداری(Imprest Funds) ، برای سهولت در کار و انجام امور روزمره و پرداخت هزینه‌های جزئی شرکت‌ها و موسسات مقداری وجه نقد است نگهداری می‌شود. این وجه تنخواه یا همان تنخواه گردان است که به یکی از پرسنل شرکت تحویل داده می‌شود. این شخص که معمولا مامور خرید شرکت یا موسسه مورد نظر است موظف است رسید، فاکتور یا قبض مربوطه و در کل همه مدارک مثبته مبنی بر پرداخت را نزد خود نگه دارد. حتی اگر هزینه بسیار اندکی هم پرداخت می‌شود وی باید مدارک آن را نزد خود نگه دارد، چرا که در پایان دوره مالی همین هزینه‌های جزئی در تعداد بالا با هم دیگر جمع می‌شوند و هزینه زیادی را تشکیل می‌دهند.

به یاد داشته باشید که تنخواه باید در حسابی قرار بگیرد که به ثبت حسابداری شرکتی رسیده باشد.همه هزینه‌هایی که توسط تنخواه گردان از حساب تنخواه انجام می‌شود باید با اسناد واضح و رسمی به حسابداری مجموعه تحویل داده شود. اسناد آن هم باید ثبت زمان پرداخت و هزینه پرداختی همراه باشند.رسیدهای تنخواه بعد از ثبت و تحویل به حسابداری باید توسط مدیریت بخش حسابداری و مدیر تنخواه امضا شود و بهتر است در بایگانی شرکت در بخش حساب تنخواه نگهداری شود.

نکته مهم در مورد تنخواه این است که منابع مالی موجود در حساب تنخواه تنها باید برای امورات مالی مربوط به شرکت مورد استفاده قرار گیرد و به هیچ وجه نباید برای منافع شخصی از آن استفاده کرد. و تنخواه دار باید فردی مورد اعتماد و صادق باشد و بهتر است مورد تایید هیئت مدیره مجموعه نیز قرار گرفته باشد. معمولا در شرکت‌های بزرگ و موسسات شغل تنخواه دار یک شغل بسیار حساس و مهم شناخته می‌شود.

انواع تنخواه گردان

همانطور که قبلا هم گفته شد به کسی که وظیفه انجام امور تنخواه گردانی را به عهده می‌گیرد تنخواه دار می‌گویند. معمولا در هر شرکت بر اساس سیاست‌های داخلی شرکت وظایف تنخواه دار به چند دسته تقسیم می‌شود. تنخواه گردان ثابت، تنخواه گردان متغیر، تنخواه گردان تعهدی، تنخواه گردان نقدی، تنخواه گردان اصلی و تنخواه گردان فرعی برخی از مهمترین انواع تنخواه گردان هستند. توضیحی کوتاه در مورد مهمترین آن‌ها ارائه می‌کنیم.

تنخواه گردان ثابت

در روش تنخواه گردان ثابت هر ماه با تایید مدیر امور مالی با توجه به نیازهای شرکت مبلغی مشخص برای هزینه‌های شرکت در حساب تنخواه گردان قرار می‌گیرد. نکته مهم این است که در تنخواه گردان ثابت از این حساب تنخواه نباید هیچ هزینه ای به جز هزینه‌های مشخص شده انجام شود.مسئول تنخواه گردان هم باید خریدهای مرتبط با نیاز شرکت را طی زمانی مشخص به بخش حسابداری تحویل دهد. البته در پایان هر ماه یا دوره مالی مسئول تنخواه گردان باید صورت خلاصه پرداخت‌های ماه قبل را ارائه دهد.

تنخواه گردان متغیر

در روش تنخواه گردان متغیر بر خلاف تنخواه گردان ثابت، سقف مبلغی مشخص می‌شود این مبلغ که توسط مدیران مجموعه مشخص می‌شود برای هزینه‌های شرکت و خرید در حساب تنخواه گردان قرار می‌گیرد. در پایان دوره نیز تنخواه دار باید رسیدهای پرداخت و اسناد رسمی هزینه‌ها را با مبلغ باقیمانده تنخواه به طور برابر با مبلغ تنخواه گردان اولیه به حسابداری تحویل دهد.